Wenn ich über das Thema Automatisierung spreche, bekomme ich immer wieder folgendes zu hören: „Das ist ja nur ein Klick. Das lohnt sich nicht zu automatisieren.“ im Allgemeinen. Oder „Ich habe nur einen Beleg im Monat. Da kostet das Automatisieren mehr Zeit.“ im Besonderen bei Buchhaltung automatisieren.
Doch wann ist wirklich der richtige Zeitpunkt, die Prozesse in deinem Business zu automatisieren? In meinen Augen kannst du damit nicht früh genug beginnen. In diesem Artikel nenne ich dir drei Hinweise, wann du spätestens damit beginnen solltest.
Du möchtest wachsen
Bleiben wir bei dem Beispiel von oben mit dem nur einen Beleg im Monat. Die Frage, die ich dann stelle, lautet: Wie soll das in einem Jahr sein? Möchtest du auch weiterhin nur einen Beleg im Monat haben?
Falls du diese Frage mit JA beantworten kannst, dann hast du vermutlich recht, dass sich Automatisierung für dich nicht lohnt. Bei einem Beleg im Monat kostet vermutlich die Einrichtung der Automatisierung mehr Zeit, als wenn du den Beleg weiterhin manuell in deinem Buchhaltungstool hochlädst.
Falls du in einem Jahr eher so 10, 100 oder 1000 Belege im Monat (je nach Geschäftsmodell) haben willst, dann solltest du dringend jetzt sofort damit beginnen, deine Buchhaltung zu automatisieren. Um im Beispiel zu bleiben.
Um noch mal allgemein zu sprechen: Falls du wachsen möchtest, ist Automatisierung die beste Helferin dabei. Sie schenkt dir sofort und zukünftig Zeit für dich und deine Expertise.
Ich selbst habe auch zu einem Zeitpunkt begonnen, mein Business zu automatisieren, als es objektiv gesehen noch nicht notwendig war. Natürlich hat es mir Spaß gemacht und ich habe vieles getestet. Manchmal hat es sich auch komisch angefühlt, weil ich dachte: Was machst du denn da? Doch ich wusste immer, dass ich wachsen will. So habe ich von Anfang an alles auf Wachstum ausgerichtet.
Gleichzeitig kannst du deine Systeme mit weniger Belegen (mit konkreten Beispielen ist einfach einfacher) viel besser testen und überwachen, als wenn es du bereits eine Belegflut hast. So siehst du viel schneller, ob bei deinem Workflow und deiner Automatisierung alles rund läuft oder ob du irgendwo nachjustieren musst.
Noch ein Argument dafür, so früh wie möglich damit zu beginnen, dein Business zu automatisieren.
Du hast (noch) Zeit
Oft ist zu Businessbeginn Zeit noch reichlich vorhanden. Da fühlt es sich gut an, beschäftigt zu sein. Zum Beispiel, indem du all deine Routineaufgabe manuell erledigst. Du freust dich über jeden Beleg, den du in deinem Buchhaltungstool hochladen kannst.
Das ist dann auch genau der richtige Zeitpunkt, dich mit dem Thema Automatisierung zu beschäftigen. Zwar hättest du noch die Zeit, alles manuell zu erledigen. Gleichzeitig hast du auch genau jetzt die Zeit, deine Prozesse näher zu betrachten und sie Schritt für Schritt zu automatisieren. Wie du zum Beispiel deine Buchhaltung in 4 Schritten automatisieren kannst, zeige ich dir hier.
Stressfreie Buchhaltung
Hol dir mein Workbook und sag dem Belegchaos adé!
Buchhaltung automatisieren in 4 Schritten (ohne Technik knowhow)
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Solange du noch Zeit hast, nutze die Zeit weise. Mir hat ein Mentor zu Beginn meines Businesses gesagt: Notier dir von Anfang an alle Prozesse. Ich fand das total logisch und habe so gut es ging auf seinen Rat gehört.
Ich würde das noch ergänzen wollen und dir folgenden Rat geben: Notier dir von Anfang an alle Prozesse und automatisiere sie Schritt für Schritt. Hier findest du 33 Dinge, die ich automatisiert habe.
Du hast keine Zeit (mehr)
Spätestens dann, wenn die Hütte brennt und du weder ein noch aus weißt, ist es Zeit etwas zu ändern. Keine Zeit (mehr) ist der eindeutigste Hinweis, dass es nun wirklich Zeit für Automatisierung ist.
Die meisten holen sich dann Unterstützung in Form einer virtuellen Assistenz. So weit, so gut. Ich bin allerdings der Überzeugung, dass niemand Routineaufgaben, die sich automatisieren lassen, manuell erledigen muss. Auch keine VA. Meine Vorgehensweise ist daher immer: Erst Automation, dann VA. Und zwar für alles, was nicht automatisiert werden kann.
Hier ist es wichtig zu verstehen, dass du einmalig Zeit (und eventuell Geld) für die Automation investieren musst, um langfristig Zeit (und Geld) zu sparen. Auch wenn du gerade keine Zeit dafür hast. Insbesondere dann!
Das genau ist der Knackpunkt bei vielen: Die Aufgaben werden mehr, die Strukturen komplexer, das Team größer und der Tag immer voller. So wird das Thema Automatisierung immer weiter vor sich hergeschoben, weil dafür jetzt wirklich keine Zeit ist.
Alles, was du nicht automatisierst, obwohl es möglich ist, musst du bezahlen. Entweder mit Opportunitätskosten oder mit echtem Geld für dein Team. Was eine Automation für dich wert ist, kannst du übrigens hier berechnen. Ich spare jeden Monat 10 bis 20 Stunden Arbeitszeit dank meiner Automationen.
Fazit
Falls du wachsen möchtest und noch Zeit hast bzw. keine Zeit mehr hast, dann ist Automatisierung genau das Thema, mit dem du dich jetzt beschäftigen solltest. Ganz egal, ob du gerade Zeit dafür hast oder nicht. Automatisierungen schenken dir mehr Zeit, als du dir jetzt vielleicht vorstellen kannst.
Und falls du dich nun fragst, was du automatisieren kannst: In meinem Automatisierungs-Check-Up finden wir es gemeinsam raus.