Meine 3 beliebtesten Automationen mit Zapier

Ich habe inzwischen knapp 40 Automationen – so genannte Zaps – in Zapier für mein Business gebaut. Diese sparen mir jeden Monat Unmengen von Zeit und Nerven. Heute möchte ich dir meine 3 beliebtesten Automationen mit Zapier vorstellen.

Automatischer Upload deiner Belege bei Lexoffice

Weißt du, wie nervig es ist, jeden einzelnen Beleg bei Lexoffice hochzuladen? Und wie viel Zeit das kostet? Zeit, die du anderswo viel besser investieren könntest.

Diese Aufgabe kannst du ganz leicht automatisieren.

Google Drive zu Lexoffice

In meinem Fall lautet die Automation wie folgt:

Sobald ein neuer Beleg in einem bestimmten Google Drive Ordner abgelegt wurde, soll dieser Beleg bei Lexoffice hochgeladen werden.

Bei mir landen diese Belege zusätzlich zum größten Teil automatisiert in diesem Google Drive Ordner.

Vorteile dieser Automation

• Deine Belege in Lexoffice sind immer aktuell und können jederzeit verbucht werden.
• Spart immense Zeit und Nerven.

Zeitlicher Aufwand, um diese Automation einzurichten

Um den Zap Google Drive zu Lexoffice einzurichten, brauchst du einmalig ungefähr 10 Minuten Zeit. Du kannst diesen Zap mit der kostenlosen Version von Zapier einrichen.

In rund 90 Minuten schaffst du es sogar, deinen kompletten Buchhaltungsprozess zu automatisieren. Wie das geht, erfährst du in meinem Workbook „Stressfreie Buchhaltung“ und in meinem Workshop „Buchhaltung automatisieren“. Auch das geht noch mit der kostenlosen Version von Zapier.

Übrigens kannst du nicht nur den Upload zu Lexoffice automatisieren, sondern auch zu SevDesk und Datev.

Facebook Leads zu ActiveCampaign schicken

Du schaltest Werbeanzeigen bei Facebook und Instagram in Form von LeadAds und nun sollen die Kontakte in dein Newslettertool? Ja, natürlich kannst du diese Kontakte jeden Abend als CSV Datei bei Facebook herunterladen und im Anschluss bei ActiveCampaign importieren, sodass sie auch endlich deinen versprochenen Lead Magneten erhalten. Ist halt nur nicht so richtig toll.

Auch das lässt sich ganz leicht mit Zapier automatisieren. Und sogar DSGVO konform.

Facebook LeadAds zu ActiveCampaign

Meine Automation lautet wie folgt: Sobald sich ein neuer Kontakt in mein Lead Formular bei Facebook oder Instagram einträgt, wird dieser Kontakt in ein Formular bei ActiveCampaign eingetragen. So durchläuft der Kontakt ein echtes Double Opt-In, insofern er noch nicht in deiner Liste ist.

Schluss mit nachgebauten Double Opt-In Automationen.

Vorteile dieser Automation

• Deine Kontakte landen sofort bei ActiveCampaign und erhalten auch direkt den gewünschen Lead-Magneten.
• Die Leads durchlaufen ein echtes, DSGVO konformes Double Opt-In.

Zeitlicher Aufwand, um diese Automation einzurichten

Die Automation selbst lässt sich in 10 Minuten einrichten. Voraussetzung ist, dass du bereits ein Lead Formular bei Facebook sowie ein Formular bei ActiveCampaign hast. Da kannst du das gleiche verwenden, das du auch organisch für diesen Lead Magneten verwendest.

In meinem Quick Start „Facebook LeadAds automatisch zu ActiveCampaign übertragen“ zeige ich dir, wie du diese Automation Schritt für Schritt bei Zapier einrichtest. Inklusive Video- und Textanleitungen.

Automatischer Upload deiner Zoom Aufzeichnungen bei Vimeo

Diese Automation ist ein echter Gamechanger. Sie war eine meiner ersten Automationen, die ich bei Zapier eingerichtet habe.

Stell dir vor, du veranstaltest ein Zoom Meeting oder Webinar. Dieses möchtest du im Nachgang dauerhaft zur Verfügung stellen. Dafür soll die Aufzeichnung bei Vimeo hochgeladen werden. Und nun: Das Zoom Meeting ist vorbei und du klappst einfach deinen Laptop zu und bist fertig. Denn deine Zoom Aufzeichnung wird automatisch bei Vimeo hochgeladen.

Kein Warten mehr, bis die Aufzeichnung endlich fertig von Zoom verarbeitet wurde. Kein manuelles Hochladen mehr und Warten, bis der Upload von Vimeo fertig. Nicht mehr dran denken müssen, die Aufzeichnung noch hochzuladen. Herrlich!

Und nicht nur das: Einmal bei Vimeo hochgeladen, kannst sie automatisch weiterverarbeiten. Zum Beispiel in der dazugehörigen Facebook Gruppe teilen, eine Aufgabe in Asana erstellen und vieles mehr.

Zoom zu vimeo

Meine Automation lautet wie folgt: Sobald eine neue Zoom Aufzeichnung vorhanden ist, soll diese bei Vimeo hochgeladen werden. Wobei ich noch einen Schritt weiter gehe und die Zoom Aufzeichnung filtere. Ich sage zum Beispiel, dass die Zoom Aufzeichnung mit dem Namen Facebook Live nicht zu Vimeo soll, sondern bei YouTube hochgeladen werden soll.

Vorteile dieser Automation

• Sobald das Zoom Meeting/Webinar beendet ist, ist deine Arbeit damit auch beendet. Du musst die Aufzeichnung nicht mehr in die sprichwörtliche Hand nehmen.
• Du kannst diese Automation erweitern um Filterfunktionen und Formatierungen und sparst somit noch mehr Zeit, indem du alle Prozesse rund um deine Zoom Aufzeichnungen automatisiert.
• Du sparst so viel Wartezeit und Gehirnschmalz, weil du nicht mehr an den Upload denken musst.

Zeitlicher Aufwand, um diese Automation einzurichten

Die einfache Automation kannst du in weniger als 15 Minuten einrichten. Dies beinhaltet die Anpassung der Einstellungen in Zoom sowie die Einrichtung des Zaps in Zapier.

Wie du das bei dir einrichten kannst, zeige ich dir in meinem Quick Start „Automatischer Upload deiner Zoom Aufzeichnungen zu Vimeo/YouTube“.

Falls du den ganzen Prozess rund um deine Zoom Aufzeichnungen automatisieren willst, empfehle ich dir meinen Workshop „Automatisiere deine Zoom Aufzeichnungen“.

Das waren meine 3 beliebtesten Automationen mit Zapier. Welches sind deine Favoriten?

Jetzt interessiert mich, welches deine beliebtesten Automationen mit Zapier sind. Schreib es mir gern in die Kommentare hier.