Hallo da draußen,

es ist wieder passiert.

Im vorletzten Q+A meiner Ausbildung „Automatisieren mit Zapier lernen“ stellte Christina die entscheidende Frage.

Die entscheidende Frage

Die Frage ist so simpel und so mächtig zugleich.

Sie lautet: „Können wir das irgendwie automatisieren?“

Diese Frage löst bei mir jedes Mal ein wahres Feuerwerk an Ideen aus.

Insbesondere, wenn ich diesen Prozess noch nie automatisiert habe.

Und das war bei Christinas Frage der Fall.

Die Ausgangslage:

Die Firma erhält jeden Tag 10 bis 20 Lieferscheine. Auf Papier wohlgemerkt.

Diese müssen gesammelt werden. Sobald eine Rechnung eingeht – die kommt zum Glück per E-Mail – wird diese ausgedruckt.

Dann werden die zur Rechnung gehörenden Lieferscheine gesucht und zusammen mit der Rechnung in eine Mappe gelegt.

Nach erfolgreicher Prüfung wird nun alles zusammen gescannt und bei Datev hochgeladen.

Pro Lieferschein werden rund 5 Minuten benötigt. Konservativ gerechnet bei 10 Lieferscheinen am Tag und 20 Arbeitstagen macht dies schon 1000 Minuten. Im Durchschnitt also mindestens 10 Stunden Arbeit jeden Monat.

Eine Stunde und drei Zaps in Zapier später war der gesamte Prozess automatisiert. 

Keine ausgedruckten Rechnungen mehr. Nichts muss wieder eingescannt werden. Nichts muss manuell zu DATEV geschickt werden. Alles passiert automatisch. Mega! 😍

Christina darf das nun umsetzen und ausgiebig testen. Und dank der vielen Datensätze – 10 und mehr Lieferscheine am Tag – wird sie auch schnell sehen, wo eventuell nachjustiert werden muss.

Und bis der Prozess läuft, kann der alte noch parallel fortgeführt werden. Es besteht also keinerlei Risiko. 

Automatisieren mit Zapier lernen

Viele meiner Automationen entstehen genau so.

Gib mir eine Frage und ich baue eine Lösung.

Von diesem Input lebt auch meine Ausbildung. Die Fragen und Ideen der anderen inspirieren mich zu genialen Lösungen – wie auch wieder gestern.

Am Freitag öffnen endlich die Türen zur nächsten Runde meiner Ausbildung „Automatisieren mit Zapier lernen“.

Alle Informationen zur neu sturkturierten Ausbildung 2.0 und dem Basiskurs erhältst du ab Freitag, wenn du auf der Warteliste stehst.

Hier kannst du dich auf die Warteliste eintragen.

Herzliche Grüße,
Sandra

PS: Und falls du schon auf der Warteliste stehst, kannst du dich über den besten Frühbucher Bonus ever freuen. 😎

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Dieser Text ist ursprünglich als Newsletter am 11.12.2024 erschienen. Er wird automatisch wenige Tage nach Versenden als Blogartikel veröffentlicht. Du willst den Newsletter immer direkt lesen? Dann trag dich hier für meinen Newsletter ein.