Tschüss Tabelle, hallo Automation. So die Divise bei Judith Peters von Sympatexter. Denn die Tabelle platzte bald aus allen Nähten und die manuelle Arbeit wurde immer mehr. Zeit, dies zu automatisieren.

Case Study ist meine Rubrik für mehr Einblick in das Thema Automatisierung. Anhand von konkreten Beispielen zeige ich dir, was alles automatisiert werden kann. Heute am Beispiel einer Membership.

Ausgangslage

Seit 2020 gibt es das Jahresprogramm The Content Society von Judith Peters. Und seitdem existiert auch eine Tabelle mit allen Teilnehmerinnen*, deren Eintritts- und Ablaufdatum. Diese wurde in mühevoller Handarbeit sorgfältigst gepflegt.

Problematisch wurde es immer dann, wenn sich das Ablaufdatum einer Teilnehmerin näherte. Denn dann sollte ihr ein attraktives Verlängerungsangebot unterbreitet werden.

So wurde die Tabelle regelmäßig nach Ablaufdatum sortiert, alle betroffenden Kontakte rausgesucht und per E-Mail angeschrieben.

Dies war eindeutig viel zu viel (manuelle) Arbeit. Insbesondere, da es immer mehr Teilnehmerinnen wurden.

Wunschzustand

Judiths Wunsch war es, dies nach Möglichkeit zu automatisieren.

• Eintrittsdatum (=Kaufdatum) und Ablaufdatum sollten automatisch erfasst werden.
• Kontakte, deren Mitgliedschaft ausläuft, sollten per Automation darüber informiert werden.
• Die Daten der Tabelle sollten einmalig an das verwendetet Newsletter-Tool übertragen werden.
• Wenn möglich sollte zukünftig gar keine Tabelle mehr verwendet werden.

Verwendete Tools

Judith arbeitet dabei mit folgenden Tools:

• Digistore: Zahlungsanbieter, über den die Käufe abgewickelt werden.
• ActiveCampaign: E-Marketing-Tool und CRM.
• Google Workspace: Tabelle

Für die Automatisierung waren folgende Tools entscheidend:

• Zapier
• ActiveCampaign

Umsetzung

Ich benötigte vier Schritte, um Judiths Wünsche umzusetzen.

ActiveCampaign ergänzen

Zukünftig sollte in ActiveCampaign sowohl das Kaufdatum als auch Ablaufdatum im jeweiligen Kontakt hinterlegt werden. Also fügte ich dort zwei Custom Fields (Kontaktfelder) hinzu: Kaufdatum und Ablaufdatum.

Zap in Zapier erstellen: Google Sheets zu ActiveCampaign

Um einmalig alle bisherigen Daten aus der Tabelle zu ActiveCampaign zu übertragen, richtete ich einen Zap in Zapier ein. Normalerweise dienen Zaps dazu, eine Aktion auszuführen, wenn etwas passiert. Zum Beispiel in der Tabelle eine Zeile ergänzt wird.

Seit neuestem gibt es bei Zapier die Funktion Transfer. Damit kannst du alle bestehende Daten (z.B. aus der Tabelle) auf einmal übertragen. Genau das, was ich wollte.

Zusätzlich sorgt die Automation zukünftig dafür – falls die Tabelle doch noch weiter verwendet wird, dass Änderungen in der Tabelle in ActiveCampaign übertragen werden.

Eintritts- und Ablaufdatum automatisch erstellen in ActiveCampaign

Leider übergibt die IPN-Verbindung von Digistore weder Kaufdatum noch das Ablaufdatum. Es musste also eine andere Lösung her.

Ich nutze dafür eine Automation und die Funktion Kontaktfeld aktualisieren in ActiveCampaign. Sobald der Kontakt via IPN-Verbindung von Digistore an ActiveCampaign übertragen wird, wird automatisch das Kaufdatum auf den aktuellen Tag gesetzt.

Im zweiten Schritt lasse ich auch das Kontaktfeld Ablaufdatum auf die aktuelle Zeit aktualisieren. Im nächsten Schritt rechne mit der Funktion Berechnung 365 Tage auf das Datum drauf und schon habe ich auch das Ablaufdatum in einem Jahr.

Somit sind beide Kontaktfelder mit den korrekten Daten gefüllt. Sie können nun zum einen als Platzhalter in einer E-Mail (…deine Mitgliedschaft läuft am %ABLAUFDATUM% aus…) und für das Starten einer datumsbasierten Automation verwendet werden.

Automation in ActiveCampaign erstellen für Verlängerungsangebot

Damit zukünftig alle Teilnehmerinnen vor Ablauf ihrer Mitgliedschaft automatisch darüber informiert werden, erstellte ich noch eine datumsbasierte Automation.

In einer datumsbasierten Automation kannst du sagen: Starte diese x Monate/Wochen/Tage vor einem bestimmtem Datum. In unserem Fall das Ablaufdatum.

Die Wartepositionen richtete ich auch jeweils in Abhängigkeit des Ablaufdatums ein. Also zum Beispiel 7 Tage vor Ablauf, 3 Tage vor Ablauf, usw.

Wann du welche E-Mails senden möchtest, ist natürlich individuell. Das überlasse ich Judith (und die Texte sowieso).

Ergebnis

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Ich konnte alle Wünsche von Judith erfüllen.

• Statt einer Tabelle dient nun ActiveCampaign als CRM. Dort werden sowohl das Eintritts- als auch das Ablaufdatum im jeweiligen Kontakt hinterlegt.
• Die Mitglieder können auch in ActiveCampaign nach dem Ablaufdatum sortiert werden, falls gewünscht.
• Sobald sich das Ablaufdatum nähert, startet eine Automation mit diversen E-Mails. Unter anderem gibt es ein Verlängerungsangebot.
• Falls das Verlängerungsangebot gekauft wird, wird die Automation für diesen Kontakt sofort beendet. Gleichzeitig wird das Ablaufdatum auf den neuen Termin aktualisiert.
• Die Tabelle kann immer noch als Backup oder für manuelle Überschreibungen verwendet werden.

Innerhalb von 90 Minuten konnte ich über 90% manuelle Arbeit eliminieren. Ich liebe es! 😍

Das willst du auch (können)?

Auch Lust auf weniger manuelle Arbeit und mehr Automatisierung bekommen? Dann schreib mir gern eine E-Mail. Übrigens ist es egal, mit welchen Tools du arbeitest. Solche und ähnliche Automatisierungen lassen sich in der Regel auch mit deinen Tools umsetzen.

Und wenn du selbst Automatisierung als Dienstleistung anbieten möchtest, dann könnte meine Ausbildung Automatisieren mit Zapier lernen für dich interessant sein. Am 21.09.2022 findet der nächste Info-Call dazu statt.

P.S.: Dieser Beitrag ist dank der 10 top Blogartikel-Ideen für den Sommer von Judith entstanden. Das PDF mit den 10 Ideen kannst du dir hier sichern.

*Aus Gründen der Lesbarkeit verwende ich ausschließlich die weibliche Form. Männer sind natürlich stets mitgemeint.